Töölön musiikkiopiston asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27.4.2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). Asetuksen mukainen tietosuojaseloste, seloste päivitetty 23.5.2018.

 

1. Rekisterin nimi

Töölön musiikkiopiston oppilas- ja työntekijärekisteri.

 

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Töölön musiikkiopiston kannatusyhdistys ry 
Y-tunnus: 0790807-0 
Töölönkatu 50 a D 92, 00250 Helsinki 
Yhteyshenkilö: rehtori Harri Hölttä
Puhelin 040-5047250 
Sähköposti harrihoo@iki.fi

Käytössä on Avita-niminen oppilashallinto- ja laskutusohjelma.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietoja käytetään oppilaiden opintojen ja opintosuoritusten kirjaamiseen. Yhteystietoja tarvitaan myös laskutusta varten. Myös opiston tiedotteiden lähettämistä ja opettajien yhteydenpitoa varten tarvitaan oppilaiden ja huoltajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Edellä kuvattu tehtävien hoito muodostaa oikeutetun edun.

 

4. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää musiikkiopiston oppilaiden, alaikäisten oppilaiden vanhempien ja opettajien henkilötietoja. Henkilötiedot on kerätty Avita-oppilashallinto-ohjelmaan. Rekisterissä käsitellään edellä määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin henkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, äidinkieli, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maksut ja oppilaiden osalta myös syntymäaika ja opintosuoritukset. Alaikäisten oppilaiden huoltajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Opettajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. 

 

Musiikkiopistossa annetaan taiteen perusopetusta sekä yleisen- että laajan oppimäärän mukaan. Oppimäärän suorituksesta saa todistuksen, johon tarvitaan oppilaan yksilöimistä varten henkilötunnus.


Lisäksi rekisterissä on opintojen alkamis- ja päättymispäivä, valitut opetusaineet sekä valokuvien, videoiden ja tuotosten käyttölupa tai -kielto. Laskutusrekisterissä on laskutus- ja perintätiedot.

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu Töölön musiikkiopistoon oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin.

 

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei tietoluovutuksia.

 

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteristä ei muodosteta pysyviä manuaalisia aineistoja. Mahdolliset tilapäiset ja työaikaiset listaukset hävitetään käytön jälkeen.

Rekisterin tietoja säilytetään tietokantamuodossa salaisessa paikassa sijaitsevan tietokoneen kovalevyllä sekä varmuuskopiot Googlen pilvipalvelussa. Google vakuuttaa, että sen pilvipalvelut noudattavat yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Rekisterin tietoja on mahdollista käsitellä ainoastaan käyttöliittymän avulla ja vain kirjautumalla käyttäjätunnuksella ja salasanoilla tunnistautuneena käyttäjänä. Rekisterin käyttäjillä on vain heidän työtehtäviensä kannalta tarpeelliset oikeudet käsitellä tietoja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.


Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

 

9. Tarkastus- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys musiikkikoulun toimistoon ja rekisterin ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.

 

10. Tietojen säilytys

Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. Virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Oppilas- ja opettajatiedoista säilytetään tarpeelliset tiedot tulevia todistustarpeita varten.